📘 Facturation Électronique — PA Shine

Permettre le téléchargement des journaux d'évènements liés à la Facturation Électronique afin d'analyser les comportements/erreurs des traitements.

• Permettre le téléchargement des journaux d'évènements liés à la Facturation Électronique.
• Analyser les comportements et erreurs des traitements.
• Faciliter le diagnostic et la résolution des problèmes.

• Nouvel écran :
  • Facturation électronique - Journaux (SM20CG90)
  • Disponible dans l'espace de travail Maintenance de l'application, catégorie Contrôle de l'état du système.

• Un fichier TXT par log Cegid.
• Chaque fichier TXT contient les détails complets du log (date, type, message, stack trace, etc.).
• Permet une analyse approfondie des erreurs et comportements.

• En cas d'erreur lors de l'envoi ou de la réception :
  • Filtrer par date pour cibler la période concernée.
  • Activer le filtre Erreur uniquement pour identifier les problèmes.
  • Exporter les logs concernés pour analyse.
• Pour le support technique :
  • Joindre les fichiers TXT exportés à la demande de support.
  • Permet une diagnostic rapide et une résolution efficace.
• Pour l'audit :
  • Conserver les logs pour traçabilité et conformité.
  • Archiver les fichiers ZIP pour référence ultérieure.

Activer l'envoi et/ou la réception de factures électroniques via le concentrateur Cegid.

• Activer l'envoi et/ou la réception de factures électroniques via le concentrateur Cegid.
• Les fonctionnalités sont activées depuis l'écran Activer/Désactiver les fonctionnalités (CS100000).

• Deux nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées :
• 📤 Facturation électronique sortante
• 📥 Facturation électronique entrante
• Elles peuvent être activées indépendamment l'une de l'autre.
• Il est donc possible de traiter l'envoi de factures vers le concentrateur Cegid sans réceptionner les documents.

Le reporting des encaissements permet de déclarer la TVA collectée sur les encaissements des factures soumises à la TVA sur encaissement (exemple : prestations de service).

• La RFE comporte un flux permettant de déclarer la TVA collectée sur les encaissements.
• Ce reporting concerne les factures comportant de la TVA sur encaissement (ex : prestation de service) pour lesquelles un encaissement est constaté.

• Concerne uniquement les factures avec TVA sur encaissement.
• Exceptions :
  • Entreprise ayant opté pour le paiement de la TVA selon les débits (sauf pour les acomptes).
  • Opérations donnant lieu à une auto-liquidation de la TVA.

• L'encaissement correspond à tout document diminuant le solde de la facture :

• Le reporting est basé sur les données de l'écran « Constater la TVA collectée » (TX503000).
• L'option « Sur encaissement » doit être sélectionnée dans le champ Méthode de constatation.
• Un avertissement (pastille jaune) apparaît dans la colonne Code taxe lorsque l'option Paiement de la TVA d'après les débits est activée sur le document.

• Écran Reporting des encaissements (AR50CG10) :
  • Disponible dans l'espace de travail Clients.
  • Affiche tous les éléments déclarés à transmettre à la Plateforme agréée Cegid.
  • Pour une même facture, plusieurs enregistrements apparaissent si la facture contient plusieurs taux de TVA ou plusieurs règlements.
• Traitement :
  • Cegid XRP Flex génère le lot comptable de constatation de la TVA collectée.
  • Enregistre les éléments du reporting des encaissements pour les documents éligibles.
  • L'envoi vers la Plateforme agréée Cegid s'effectue depuis l'écran AR50CG10.
• Statut final :
  • À l'issue du traitement, le cycle de vie de chaque document traité évolue au statut « Encaissée ».

• Cas 1 : TVA constatée avant envoi
  • Si une facture soumise à TVA sur encaissement a été réglée et que la TVA a été constatée depuis TX503000 avant l'envoi vers la PA.
  • Le reporting sera émis après envoi de la facture vers la PA.
• Cas 2 : Facture rejetée ou refusée
  • Si une facture soumise à TVA sur encaissement a été réglée mais est au statut Rejetée ou Refusée sur le PPF.
  • Le reporting n'est pas émis car la facture est dans un statut final et n'est pas prise en compte dans le pré-remplissage de TVA.

Avant de procéder à l'inscription d'un établissement sur la Plateforme agréée, il est essentiel de vérifier et préparer certains prérequis.

• Si l'inscription est effectuée par le représentant légal :
  • Vérifier qu'il dispose bien d'un compte administrateur CegidLife.
  • Si le représentant légal ne dispose pas des droits administrateur, il faut compléter le formulaire « Demande de changement d'administrateur CegidLife » — Télécharger le formulaire.
• Dans le cas d'une délégation :
  • Il faut compléter le formulaire « Cegid SAS_Courrier Délégation de signature PA Shine » — Télécharger le formulaire.

• Nom de la société
• Nom et prénom du représentant légal (délégant)
• Nom et prénom du délégataire
• Signature du représentant légal (délégant)
• Signature du délégataire

• L'utilisateur qui réalise l'onboarding doit être Administrateur de Cegid XRP Flex avec les droits sur les rôles des sociétés et établissements.
• Vérification des droits d'accès :
  • 1. Vérifier les rôles d'accès au niveau Société / Établissement :
    • Aller dans l'écran Société / Établissement.
    • Accéder à la section Configuration.
    • Vérifier si des rôles d'accès sont renseignés.
    • Si des rôles sont définis, ils doivent également être affectés au profil utilisateur concerné.
    
  • 2. Affecter les rôles à l'utilisateur :
    • Aller dans l'écran Utilisateurs (SM201010).
    • Dans le champ Login, cliquer sur la loupe de sélection.
    • Saisir l'adresse e-mail de l'utilisateur.
    • Sélectionner l'utilisateur.
    • Ajouter le rôle Administrateur.
    • Ajouter les rôles d'accès correspondant à ceux définis dans la Société / Établissement.
    

• Accès à Cegid Life : Cliquez ici
• Pour ajouter ces services :
  • En haut à droite, cliquer sur le nom de l'utilisateur.
  • Cliquer sur Profil.
  • Sélectionner l'onglet Services.
  • Cliquer sur Ajouter des services.
  • Rechercher et ajouter les services suivants :
• Il doit être abonné aux services suivants dans Cegid Account :
  • Opérateur de dématérialisation
  • Admin Saas
  • Cegid XRP FLEX
• Le représentant légal doit être Administrateur Cegid Life.
• Si le représentant légal n'est pas disponible, une délégation est nécessaire.
• S'assurer que l'adresse mail et le numéro de téléphone France Connect sont disponibles.

• Vérifier que vos établissements dans FLEX disposent d'un SIRET valide.
• Le libellé de l'établissement doit correspondre aux informations de votre KBIS.
• Le représentant légal doit être renseigné dans la fiche établissement.
• Vérifier l'exactitude du Code client.

• Compte France Connect pour l'authentification.
• Numéro de téléphone portable pour signer le mandat électronique.
• Mandat (si inscription par un mandataire).
• Si l'entité est une association : statut et PV d'A.G.
• Être muni des informations nécessaires aux mailles d'adressage.

Gérer les identifiants, la codification EDI et les informations pour les établissements éligibles à la facture électronique.

• Gérer les identifiants SIRET, N° de TVA, GLN et Codes routages au niveau des Sociétés/Établissements, Clients et Fournisseurs.
• Gérer la nature des clients : B2B, B2B International, B2G ou B2C.
• Gérer les identifiants Réf. Fournisseurs, Réf. Clients, Code-barres, Code EAN/GTIN au niveau des articles.
• Gérer la codification EDI des différents paramétrages.
• Gérer les informations pour les établissements éligibles à la facture électronique.

• Le Portail Public de Facturation (PPF) identifie les tiers par leur SIREN/SIRET (le N° de TVA est un complément d'identification).
• L'utilisateur doit s'assurer que les SIRET et N° de TVA définis au niveau de chaque fournisseur et chaque client sont corrects et non en doublon pour assurer le routage des flux.
• GLN (Global Location Number) :
  • Chaque adresse fournisseur ou client peut être identifiée à partir de son GLN.
  • Renseigner la valeur du GLN dans les écrans : AP303010, AP303000, AR303020, AR303000, CR303010, CR303000.

• GLN :
  • Ajouté aux écrans Sociétés (CS101500) et Établissements (CS102000).
  • Si le type de société est Sans établissements, le GLN est saisissable sur la société mais pas sur l'établissement (même logique que le SIRET).
• Éligibilité à la facturation électronique :
  • L'utilisateur doit indiquer si l'établissement est éligible via l'inscription sur la PA.
  • Dans le cas contraire, les documents clients liés à cet établissement ne seront pas transmis à la PA.
  • Exemple : un fournisseur émetteur de factures électroniques assujetti à la TVA basé en France possède un établissement en Espagne non assujetti à la TVA française.

• Principe :
  • Le reporting des encaissements nécessite la déclaration du montant encaissé ventilé par taux de TVA.
  • Pour un règlement rapproché : ventilation selon les données de la facture.
  • Pour un règlement non rapproché (orphelin) : un taux de TVA par défaut doit être paramétré.
• Taux de TVA par défaut :
  • Champ Reporting des encaissements : Taux de TVA ajouté dans les écrans Sociétés (CS101500) et Établissements (CS102000).
  • La liste déroulante propose les taux définis par l'AFNOR.
  • À la création d'un établissement, le champ est renseigné d'après le taux de TVA de la société.
  • Modifiable sur l'établissement (peut être différent de la société).
  • Le calcul des données de reporting des encaissements orphelins affiche une erreur si le taux n'est pas paramétré.
• Catégorie de l'opération :
  • Précise si la facture est soumise au régime de TVA des biens, des services ou des deux.
  • Valeurs possibles : Livraison de biens, Prestation de services, Facturation double.
  • Champ dans la section TVA de l'onglet Informations Société.
• Option pour le paiement de la TVA sur les débits :
  • Précise si l'entreprise a opté pour une TVA sur les débits pour les prestations de service.
  • Case à cocher Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ajoutée.

• GTIN (Global Trade Identification Number) :
  • Ajouté à l'onglet Références externes des écrans Articles stockés (IN202500) et Articles non stockés (IN202000).
  • Permet également la saisie d'un code EAN.
  • Complète la Référence client, la Référence fournisseur et le Code barre déjà disponibles.

• Les codes EDI seront repris lors de la génération des flux de facturation électronique.
• Ils permettront de transcoder les éléments de votre référentiel vers des identifiants standards définis par la norme.
• Paramétrages concernés :
  • Modes de règlement → Norme UNTDID 4461
  • Taxes (TVA) → Norme UNTDID 5305
  • Taxes par unité → Norme UNTDID 7161
  • Remises → Norme UNTDID 5189
  • Unités de mesure → Norme UN/ECE Recommandation N°20

Cette fonctionnalité permet de recevoir dans Cegid XRP Flex des documents électroniques émis par des fournisseurs et mis à disposition de l'acheteur par la Plateforme Agréée.

• Chaque document reçu est traité automatiquement par Cegid XRP Flex afin de créer un document de facturation temporaire.
• Le document est enregistré dans un Sas d'intégration dans lequel l'utilisateur peut :
• ❌ Refuser le document (exemple : erreur de routage).
• ✏️ Compléter les données si le document n'est pas totalement exploitable.
• ✅ Valider le document, ce qui génère un document définitif dans l'écran Factures et Ajustements.

• L'écran Factures électroniques entrantes (AP50CG11) affiche la liste des documents fournisseurs mis à disposition par la PA.
• Ce traitement fonctionne uniquement si l'option Facturation électronique entrante est activée dans l'écran Activer/Désactiver les fonctionnalités (CS100000).
• Cegid XRP Flex analyse les données XML de chaque fichier Factur-X reçu pour les transformer en données métier.

• Un panneau latéral à droite affiche le visuel du document fournisseur (visible du Factur-X).
• Ce visuel est synchronisé avec la ligne sélectionnée dans la grille.
• Le fichier PDF est enregistré en tant que pièce jointe du document.
• L'utilisateur peut ouvrir l'écran Facture électronique entrante (AP30CG10) en cliquant sur une référence.

• Type de document : Non modifiable.
• Fournisseur : Identifié d'après SIRET, SIREN, N° TVA, GLN, Code routage. Affecté uniquement si identifié de manière unique.
• Établissement : Identifié selon le même principe que le fournisseur.
• Réf. Fourn. : Numéro de facture ou d'avoir émis par le fournisseur.
• Date Doc. Fournisseur : Date de facture ou d'avoir.
• Date comptable : Renseignée d'après la date de réception.

• Fonctionnalité Remises fournisseurs désactivée :
  • Le champ Total Remise est renseigné d'après la somme des remises du fichier XML.
• Fonctionnalité Remises fournisseurs activée :
  • Le système applique les remises paramétrées pour le fournisseur identifié.
  • Pour chaque remise présente dans le XML, le système recherche une correspondance avec le Code EDI.
  • Si correspondance : la remise est conservée et la case Ignorer la remise est décochée.
  • Si aucune correspondance : la remise est conservée avec la case Ignorer la remise cochée.
  • Si aucune remise paramétrée : les remises du XML ne sont pas importées.

• Module Affaires non activé :
  • La balise BT-11 est ignorée.
• Module Affaires activé :
  • Recherche d'un code affaire correspondant à la balise BT-11.
  • Si aucune affaire identifiée : SANS AFFAIRE est appliqué.
  • Si une affaire active est identifiée : elle est appliquée en entête et sur chaque ligne.
• La modification de l'affaire en entête met à jour l'ensemble des lignes.
• À l'acceptation, les codes affaires sont recopiés sur le document définitif.

• Champs de contrôle :
  • Total détail de contrôle : valeur du XML, non modifiable.
  • Total TTC de contrôle : valeur du XML, non modifiable.
  • Permettent de comparer avec les totaux calculés par Cegid XRP Flex.
• Montant payé :
  • Si la facture est partiellement ou totalement payée, un message d'avertissement apparaît.
  • Objectif : éviter de générer par erreur un nouveau règlement.

• Article : Identifié d'après Réf. Fournisseur, Réf. Client, Code barre, GTIN. Affecté uniquement si identifié de manière unique.
• Prix unitaire net : Extrait du XML ou calculé (montant net / quantité).
• Montant de remise : Déterminé par différence entre montant net et montant brut.
• Prix unitaire brut : Déterminé d'après le prix unitaire net et la remise unitaire.
• Code remise à la ligne :
  • Si code remise automatique et XML sans remise : conservé.
  • Si XML contient une remise : la colonne Remise manuelle est cochée.
• Catégorie de taxes :
  • Si article identifié : catégorie de taxe de l'article.
  • Si sans article : recherche d'une taxe à partir du taux TVA, Code EDI et cadre de facturation.
  • Si aucune taxe trouvée : catégorie par défaut de la zone de taxes.
• Compte général et analytique :
  • Sans article : compte de charges du fournisseur.
  • Avec article non stocké : compte de charges de l'article.
  • Avec article stocké : compte non renseigné (à compléter par l'utilisateur).

• Factur-X Basic WL (sans lignes) :
  • Création d'une ligne de détail pour chaque base de TVA.
  • Libellé : « TVA » suivi du taux.
  • Montant : montant taxable de la TVA traitée.
• Frais de port :
  • Création d'une ligne de détail valorisée d'après le montant indiqué.
  • Catégorie de taxes déterminée selon l'algorithme standard.

Dans l'écran des Préférences du module Fournisseur (AP101000), l'utilisateur indique les statuts devant être transmis aux fournisseurs.

• L'utilisateur peut consulter l'historique des statuts en cliquant sur le lien Historique.
• La fenêtre affiche l'ensemble des statuts électroniques avec horodatage.
• Le motif de refus et le commentaire justificatif apparaissent également.

L'objectif est d'identifier les documents éligibles à la Facturation électronique, de sélectionner une maille d'adressage et de réaliser des contrôles métier avant intégration comptable pour éviter le rejet lors de l'envoi vers la Plateforme agréée Cegid.

• Transmettre les documents clients éligibles à la facturation électronique au Portail Public de Facturation (PPF) via la Plateforme Agréée.
• Ce traitement fonctionne uniquement si l'option Facturation électronique sortante est activée dans l'écran Activer/Désactiver les fonctionnalités (CS100000).

• Types de documents éligibles :
  • Facture
  • Avoir / Ajustement
  • Pénalité de retard
  • Vente au comptant
  • Retour au comptant
• Documents exclus :
  • Notes de débit (hors RFE)
  • Factures d'abonnement
  • Factures avec condition de règlement multi-échéances
  • OD Clients
• Conditions d'éligibilité :
  • Le document doit être comptabilisé/intégré.
  • L'option Facturation électronique doit être activée sur l'établissement affecté.

• Maille d'adressage client :
  • Pour une transaction B2B ou B2G, sélectionner une maille d'adressage active du client.
  • Initialisée d'après la maille définie par défaut dans l'onglet Mailles d'adressage du client.
  • Éditable après intégration comptable, tant que le document n'est pas envoyé.
• Maille d'adressage émetteur :
  • Initialisée d'après la maille définie par défaut dans l'onglet Mailles d'adressage de l'établissement.
  • Éditable après intégration comptable, tant que le document n'est pas envoyé.
• Ne pas transmettre à la PA :
  • Exclut le document de la Facturation électronique.
  • Peut être cochée manuellement ou via import/API.
• Archivage uniquement (Non envoyé à l'acheteur et PPF) :
  • Disponible uniquement pour les Avoirs/Ajustements.
  • Transmet le document à la PA sans le transmettre à l'acheteur ni au PPF.
  • Automatiquement cochée si l'avoir est généré depuis une facture au statut Rejeté ou Refusé.
• Suivi du traitement :
  • Statut électronique : Dernier statut enregistré sur la PA.
  • Statut élect. Modifié le : Date de dernière mise à jour.
  • Lien Historique : Affiche le détail de chaque statut avec horodatage.

• Recherche d'une mention légale :
  • Date de facturation en entête du document.
  • Zone de taxes du client (onglet Finance).
  • Établissement (onglet Finance).
  • Code taxe (onglet Taxes).
• Si la recherche ne trouve pas de mention, elle est rejouée sans tenir compte de l'établissement.
• La mention est affichée dans la colonne Mention légale de l'onglet Taxes, dans la langue du client.
• La recherche est déclenchée à chaque modification d'un critère.
• Après intégration, la colonne n'est plus mise à jour.

• Message d'avertissement (non bloquant) :
  • Document au statut Brouillon ou Équilibré.
  • Taxe avec code EDI = AE, E, G, K, O ou ayant Inclure dans le total d'exonération de TVA coché.
  • Aucune mention légale dans l'onglet Taxes.
• Message d'erreur bloquant (à l'intégration) :
  • Taxe avec code EDI = AE, E, G, K, O ou ayant Inclure dans le total d'exonération de TVA coché, sans mention légale.
  • Deux taxes avec taux identique et code EDI identique mais mention légale différente.
• Le système effectue également des contrôles de présence de codes EDI sur les données de facturation.

• Les rapports standards ont été amendés pour afficher les mentions légales : AR64CG10 / AR64PR10 / SO64CG11 / PM641000.
• Les mentions apparaissent après le détail des lignes et avant le tableau des ventilations de TVA.
• Restituées d'après le rapport TX20CG01.rpx dans la langue du client.
• Pour les rapports personnalisés, il convient de les amender pour restituer les mentions légales.

• Finalité : La réglementation impose de fournir une représentation lisible des factures électroniques avec les données et leur sens sémantique.
• Option dans Préférences du module Clients (AR101000) :
  • Document commercial : Utilise le rapport de publipostage associé à ARINVOICE.
  • Modèle fiscal : Généré à partir d'une feuille de style (mise en forme basique, destinée au contrôleur fiscal).
• Personnalisation de la feuille de style :
  • Télécharger la feuille de style.
  • Charger la feuille de style personnalisée.
  • Supprimer la feuille de style personnalisée.
• Contraintes techniques pour les développeurs :
  • Pas de CSS "moderne" (Bootstrap, Flex).
  • Aucun scripting dans la feuille XSL (msxsl:script).
  • Privilégier background-color plutôt que background.
  • Privilégier les tableaux avec td/th.
  • Privilégier les balises fermantes séparées.
  • Viser un format PDF A4.

• Envoi unitaire :
  • Depuis l'écran Factures, Avoirs et Ajustements (AR301000).
  • Version ultérieure.
• Envoi en masse :
  • Depuis l'écran Traiter les factures électroniques (AR50CG09).
  • Sélectionner l'action Envoyer des factures électroniques.
  • Peut être automatisé via le Planificateur de tâches.
  • Boutons Lancer le traitement (documents sélectionnés) ou Tout traiter.
• Génération du fichier Factur-X :
  • Génération d'un fichier PDF encapsulant un fichier XML.
  • Format Factur-X profil Extended (incluant les lignes de facturation).
  • Envoi à la Plateforme agréée Cegid après authentification.
  • PDF attaché en pièce jointe du document client.
• Réémission :
  • Cocher la case Inclure les documents déjà transmis.
  • Permet de renvoyer un document suite à un rejet, après modification du paramétrage.
• Vérification de la maille d'adressage :
  • Vérification que la maille d'adressage du document est valide.
  • Une erreur apparaît si la maille n'est pas valide.
  • Le champ est modifiable pour renseigner une maille valide.

• Consultable depuis l'écran Factures, Avoirs et Ajustements (AR301000) en cliquant sur le lien Historique.
• Liste l'ensemble des statuts électroniques avec horodatage.
• Restitue également les statuts émis par l'acheteur (Pris en charge, Acceptée, Rejetée, Paiement transmis).
• En cas de refus, le motif et un commentaire sont affichés.
• Important : Renseigner le champ Fuseau horaire dans l'onglet Paramètres personnels de l'écran Utilisateurs (SM201010).

• Un acheteur peut refuser une facture (erreur de routage, SIRET incorrect).
• Dans ce cas, le fournisseur annule sa facture par un avoir pour des raisons comptables.
• Case "Archivage uniquement" :
  • Transmet l'avoir à la PA sans le transmettre à l'acheteur ni au PPF.
  • Automatiquement cochée si l'avoir est généré depuis une facture au statut Rejeté ou Refusé.
  • Éditable tant que le document n'est pas transmis avec succès.